Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів
Затверджений Наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5
(Із змінами, внесеними згідно з Наказами Мінюсту №400/5 від 07.03.2013, №40/5 від 04.01.2024)
Всі суб’єкти господарювання для визначення строків зберігання своєї документації повинні використовувати Перелік №578/5. Цей нормативно-правовий акт призначений для використання всіма установами, підприємствами і організаціями (незалежно від форми власності) та фізичними особами – підприємцями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 р.) зберігання або для знищення.
Строк зберігання для документів та інформації, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, в Переліку №578/5 встановлюється відповідно до Податкового кодексу України.
Перелік включає лише типові документи: з питань організації системи управління, планування , фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
Строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов'язковими для всіх органів державної влади і місцевого самоуправління, установ, підприємств і організацій, а для фізосіб-підприємців Перелік має рекомендаційний характер.
Завантажити Перелік типових форм із зазначенням строків зберігання >>>
Увага, роботодавці!
З 16 квітня 2025 року у Перелік №578/5 були внесені зміни, якими, зокрема, встановили строки зберігання документів з воєнного обліку. Ці зміни вніс Мінʼюст наказом від 14.03.2025 №748/5.
Завантажити Зміни до Переліку типових форм, які діють з 16.04.2025 >>>
Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду
Затверджений Наказом Мін’юсту України від 14.03.2013 р. №430/5
(зі змінами, внесеними згідно з Наказами Мін’юсту №2341/5 від 07.11.2013 р., №366/5 від 16.03.2015 р.)
Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами, організаціями, які не відносяться до джерел формування Національного архівного фонду, при визначенні термінів зберігання документів під час проведення їх експертизи цінності у зв'язку з ліквідацією організації.
Документи в Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності. Наведено узагальнені назви видів документів, до яких віднесено:
1) документи з кадрових питань (особового складу), у тому числі пов’язані із нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам;
2) деякі види організаційно-розпорядчих документів, що містять інформацію про організацію, яка ліквідована;
3) документи з питань акціонування.
Перелік містить види документів, що використовуються архівними установами під час виконання запитів соціально-правового характеру, яким визначено строк зберігання 75 років.
Обчислення строків зберігання проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.